Księgowanie faktur to poważna sprawa. Nie każdy sobie daje z nimi radę ręcznie, warto pomyśleć tutaj o jakieś fajnej aplikacji, programu do fakturowania. Jesteś właścicielem firmy przytłoczonym rosnącą złożonością przetwarzania faktur? To nie ma na co czekać, ułatwi to na pewno pracę w biznesie, który z biegiem rozwoju firmy jest bardziej zaawansowany i rachunkowość całkiem spora.
Pierwszym krokiem jest zrozumienie kroków przetwarzania faktur, a także ryzyka, które one stwarzają jak się je źle wygeneruje. Kiedy już to zrozumiesz, powinieneś pomyśleć o zapewnieniu całkowitej wydajności i wdrożeniu najlepszych praktyk dzięki oprogramowaniu do fakturowania.
Jak się przetwarza faktury?
Przetwarzanie faktury obejmuje czynności wymagane od otrzymania faktury do jej opłacenia. Może się to wydawać proste. Ale jest kilka kroków, które należy wykonać, a te mogą szybko się skomplikować w zależności od wielkości Twojej firmy i wielkości kwoty, która znajduje się czy podleganemu podatkowaniu.
Faktury są obecnie dostępne we wszystkich odmianach, takich jak wiadomości e-mail, pliki PDF, a nawet papier. W rozwijającej się firmie muszą one zostać zarejestrowane i zatwierdzone przez odpowiednią osobę, zanim zostaną wypłacone, ponieważ jak będą źle wystawiona lub dane nie będą się zgadzały to ciężko będzie wykonać korektę. Bo rachunkowość w firmie musi się zgadzać. Im większa firma, tym bardziej złożone te faktury stają się utrudnieniem bez żadnych dodatkowych oprogramowań do fakturowania.
Otrzymujesz fakturę od dostawcy a potem co z nią?
Po zakończeniu pracy dostawcy, wykonaniu usługi lub dostarczeniu produktu, prześlą Ci fakturę. Informacje taką należy dodać do systemu księgowego. Ta praca jest zwykle wykonywana ręcznie przez księgowego lub w mniejszych firmach, czasem nawet przez recepcjonistę. Niestety ręczne wprowadzanie danych jest powolne. Cały ten czas poświęcony na ręczne wprowadzanie danych do faktury zmniejsza efektywność pracy całego zespołu.
Następnie trzeba wykonać Kopię faktury dostawcy lub skanowana w Twoim systemie ewidencyjnym. Oprócz wprowadzenia danych z faktury do systemu, najlepsze praktyki nakazują wykonanie kopii lub zeskanowanie faktury do papierowego lub elektronicznego systemu archiwizacji jako kopii zapasowej. Jest to konieczne w przypadku późniejszego wykrycia rozbieżności. I jest to właściwa procedura do celów sprawdzania przez urzędników jeżeli będzie kontrola. Jeśli wykonujesz i przechowujesz kopie papierowe, to warto je zawsze mieć uporządkowane latami, miesiącami, aby potem można szybko znaleźć odpowiednie dokumenty.
A jak już mamy system fakturowania online, elektroniczny jest mniej poświęceń na jego segregacje. Nadal musisz zachować porządek i zachować czujność podczas skanowania i prawidłowego wypełniania faktur z tego tytułu, ponieważ urzędy często sprawdzają takie rzeczy. Te kroki wymagają czasu i wysiłku. Ale znacznie mniej czasu i wysiłku niż wyszukiwanie zagubionej faktury lub kopii faktury, gdy jej potrzebujesz, a jej nigdzie nie ma, zwłaszcza jak dany urząd zaglądnie do nas do firmy.
A istnieje wiele oprogramowań kapir gdzie można świetnie ogarnąć tematykę faktury.
Gdy dane faktury znajdą się w Twoim systemie i kopia faktury zostanie zapisana, kolejnym krokiem procesu jest zatwierdzenie faktury. Wiele mniejszych firm zarządza zatwierdzeniami, po prostu prosząc księgowego lub pracownika punktu kontaktowego o fakturę i pozostawienie jej do podpisania lub podpisania przez osobę zatwierdzającą. Nie jest to najlepsza praktyka. Faktury pozostawione w skrzynkach odbiorczych osób zatwierdzających giną lub zostają zapomniane, co prowadzi do kar za opóźnienia w płatnościach. Co gorsza, takie podejście jest podatne na oszustwa, ponieważ złemu aktorowi nie jest strasznie trudno sfałszować inicjały lub podpis osoby zatwierdzającej.
Inne małe i średnie firmy wysyłają e-mailem kopię faktury w formacie PDF do osoby zatwierdzającej. Ale znowu, e-maile są ignorowane lub przypadkowo usuwane, co oznacza, że sprzedawca nie otrzymuje zapłaty. Jest to bardzo uciążliwe I kłopoczące bo jednak ważne dla każdego jest aby płynność w biznesie była cały czas na takim samym etapie , bo jej brak jest uciążliwy. Na samym końcu jak jest zatwierdzona jest opłacana taka faktura.
Podsumowanie etapów przetwarzania faktury
Oto ogólne kroki przetwarzania faktur:
- Odbierz fakturę
- Zapisano kopię faktury
- Faktura została zatwierdzona
- Faktura została opłacona
Duże firmy, a nawet już średnie lub małe mogą sobie pozwolić na wysokie koszty wprowadzenia automatyzacji procesu fakturowania, który ułatwia cały system obrotu fakturowania do mniejszej ilości osób i czasu poświęconego dla niej. Nie ukrywajmy, że każdy proces, całego mechanizmy fakturowania może być nie łatwy i na początku może wydawać się trudnym I gorszym niż standardy, ale często po poznaniu wszystkich możliwości udaje się w pełni zautomatyzować przestrzeń pracy i szybkość fakturowania, aby więcej czasu można było poświęć na inne prace firmowe niż jedynie fakturowanie.